(Pedoman Pengurus Komisariat)
A. Sistematika Surat
Surat-menyurat resmi dengan sistemaitika sebagai berikut:
1. Kop Surat
2. Nomor……………..
3. Lampiran………….
4. Prihal………………
5. Alamat surat, “Kepada Yang Terhormat”
6. Kata pembuka surat, Assalamu’alaikum Wr. Wb.”
7. Kalimat pengantar, “Salam silaturrahim…………”
8. Maksud surat
9. Kata penutup, “Wallahul Muwaffiq illa aqwamit thorieq”
10. Tempat dan Tanggal pembuatan surat
11. Nama pengurus organisasi beserta jabatan
B. Jenis Surat
Untuk Pengurus Koorcab, Cabang, Komisariat dan Rayon
1. Internal (Khusus dan Umum), ditandai dengan kode : 01 ( surat rekomendasi, SK, dll)
2. Eksternal (Umum dan Khusus), dengan kode : 02 ( surat keluar yg bersifat umum)
C. Jenis Penandatanganan Surat
Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon
1. Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : A-I
2. Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : A-II
3. Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : B-I
4. Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : B-II
Khusus yang berkaitan dengan Masalah Keuangan organisasi :
1. Jika Penandatangan surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
2. Jika Penandatangan surat adalah Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
D. Surat Pengurus Komisariat
Nomor : 021.PK-X.V-04.21.01-045.A-01.10.2011
021 : nomor urut surat keluar
PK : pengurus Komisariat
X : periode ke 10
V-04 : kode Koorcab Jawa timur
21 : kode Cabang Lamongan
01 : jenis surat internal (Umum dan Khusus)
045 : nomor urut surat jenis tersebut
A-01 : ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris
10 : bulan ditetapkannya surat
2011 : tahun Pembuatan Surat
E. Kode Koorcab/Cabang
Khusus untuk Koorcab dan Cabang mencantumkan kode daerah dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk komisariat dan rayon cukup menentukan kode cabang yang bersangkutan.
1. Koorcab/cabang yang berada diwilayah Sumatera ditandai dengan kode : U
2. Koorcab/cabang yang berada diwilayah Jawa dan Madura ditandai dengan kode : V
3. Koorcab/cabang yang berada diwilayah Bali dan nusa Tenggara ditandai dengan kode: W
4. Koorcab/cabang yang berada diwilayah Kalimantan ditandai dengan kode : X
5. Koorcab/cabang yang berada diwilayah sulawesi ditandai dengan kode : Y
6. Koorcab/cabang yang berada diwilayah Maluku dan Irian Jaya ditandai dengan kode : Z
Kode Koorcab/Cabang dapat dilihat pada daftar kode alamat Koorcab/cabang PMII
F. PENUTUP
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi ini akan berfungsi sebagaiman mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoaman ini secara sungguh-sungguh.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar